Yli 31 000 asukkaan Kirkkonummi, joka sijaitsee keskeisesti pääkaupunkiseudun välittömässä läheisyydessä, toteuttaa tehokkaan sähköisen asiointijärjestelmän. Uuden verkkopalvelun toimittaa julkisen hallinnon ja erityisesti kuntien ratkaisuihin erikoistunut Teamware Group. Palvelu toteutetaan vaiheittain vuosina 2004-2005. Verkkopalvelun ensisijainen tavoite on parantaa kunnan luottamushenkilöiden toimintaedellytyksiä ja vuorovaikutusmahdollisuuksia.

Kunnallinen hallinto perustuu kuntalaisten laajaan osallistumiseen. Ylin päätösvalta kunnallishallinnossa on luottamushenkilöillä, joiden johdolla huolehditaan kuntalaisten henkisten ja aineellisten tarpeiden tyydyttämisestä ja palvelujen tuottamisesta. Jotta Kirkkonummen luottamushenkilöt voisivat jatkossa toimia mahdollisimman tehokkaasti, aikoo kunta toteuttaa uudenlaisen verkkopalvelun parin sadan hengen luottamushenkilöorganisaatiolleen. Tavoitteena on mahdollistaa nopea ja vaivaton tapa jakaa tietoa, käydä tehokkaasti keskusteluja sekä tarjota pääsy päätöksenteon kannalta tärkeisiin kunnan tietolähteisiin.

'Luottamushenkilöt tulevat siirtymään sähköisen viestinnän pariin. On todettu, että perinteisen sähköpostin käyttäminen on aika kankeaa eivätkä asiat kiteydy riittävästi,' Kirkkonummen kunnan hallintojohtaja Risto Pakarinen kuvailee hankkeen taustoja. 'Uusi järjestelmä toteuttaa myös kunnilta vaadittavaa läpinäkyvyyttä viranomaispäätöksenteossa.'

Kirkkonummen kunta on pitkään ollut Teamware Office™ -työryhmäohjelmistoon kuuluvien sähköpostin ja kalenterin aktiivinen käyttäjä. Nyt se voi helposti laajentaa järjestelmää uusilla Teamware Pl@za® -verkkopalveluilla. Myöhemmin voidaan samaan järjestelmään tuottaa palveluita myös kaikille kunnan lähes 2000 viranhaltijalle ja työntekijälle.

'Päädyimme valitsemaan Teamwaren tarjoaman ratkaisun, sillä se oli ainoa, jossa toimittaja hahmotti verkkopalvelukokonaisuuden visioimallamme tavalla. Olemme samalla luomassa kokonaan uudenlaista ympäristöä toiminnan uusimiseksi. Perinteiset portaaliratkaisut, joita myös tarjottiin meille, eivät täyttäneet tarpeitamme,' Pakarinen kertoo.

Kirkkonummen sähköinen asiointijärjestelmä perustuu vahvasti eri käyttäjäryhmiä varten luotuihin sähköisiin työtiloihin. Ensimmäisen vaiheen pilottiryhmänä toimivan kunnanhallituksen jäsenet saavat käyttöönsä kunnan sähköpostiosoitteen sekä pääsyn sähköiseen arkistoon. Seuraavassa vaiheessa käyttäjiksi tulevat muut toimielimet ja valtuustoryhmät. Näin ollen joka käyttäjäryhmälle luodaan suljetut työtilat kaikille yhteisen työtilan lisäksi.

'Se, että päätimme lähteä kehittämään sähköistä asiointiamme, oli hyvin luonnollinen, suorastaan välttämätön ratkaisu,' toteaa Kirkkonummen kunnanvaltuuston II varapuheenjohtaja Kristo Savola, joka toimii kunnan puolelta projektia ohjaavan työryhmän puheenjohtajana. 'Uskon vahvasti, että tehokkaiden järjestelmien avulla voimme tehdä parempia päätöksiä, kun meillä on entistä helpommin käsissämme hyviin päätöksiin tarvittavat ainekset. Sähköisten arkistojen avulla voimme ajasta ja paikasta riippumatta saada käyttöömme tarvittavan tiedon ja materiaalin. Voimme myös vaivattomasti käydä valmistavia keskusteluja ennen kokouksissa tapahtuvaa päätöksentekoa. Nuoremman väen motivoimiseksikin on työkalujen oltava ajanmukaisia,' Savola kuvailee luottamushenkilötyötä.

'Toinen, äärimmäisen tärkeä puoli hankkeessa on se, että kuntalaiset pääsevät mahdollisimman reaaliaikaisesti ja vaivatta seuraamaan päätöksentekoa sen eri vaiheissa. Nykyinen hallintoajatteluhan lähtee avoimuudesta. Lisäksi uskomme sähköisen järjestelmän tuovan ajan myötä myös säästöjä monistus-, postitus-, matka- yms. kuluissa,' Savola jatkaa.

Eri työtiloissa on saatavilla yhteisiä ja ryhmäkohtaisia palveluita käyttäjien tarpeista riippuen. Keskeisimpiä palveluita ovat uutiset ja ajankohtaisasiat, tapahtumakalenteri, asiakirjakansiot, keskustelufoorumit, käyttäjien käyntikortit, uusien/muokattujen tietojen muistutin, hakukone, työtilat, kertakirjautuminen Teamware Office -järjestelmään sekä helpot hallinta- ja sisällöntuotannon työkalut.

Kirkkonummen luottamushenkilöiden sähköisen asiointijärjestelmän toimitukseen sisältyvät järjestelmän toiminnallinen suunnittelu, sisällöntuotannon organisoinnin suunnittelu, teknisen ympäristön suunnittelu ja tukipalvelut. Järjestelmä toteutetaan Sun Solaris –ympäristöön ja toimitetaan käyttöpalveluna.

Teamwaren kunta- ja seuturatkaisut on suunniteltu tehostamaan kuntien, kuntayhteenliittymien ja seutukuntien toimintaa. Uusien ohjelmistoversioiden myötä Teamware Officen laajentaminen täysiveriseksi verkkopalveluksi on luontevaa ja vaivatonta. Verkkopalveluihin voidaan myös integroida kunnan muita taustajärjestelmiä.