"Aikaisemman työryhmäohjelmistomme päivittäminen vuosi 2000 -yhteensopivaksi olisi vaatinut suuria muutoksia eduskunnan käyttämään tietotekniikkaan. Niinpä päätimme ottaa käyttöön uuden, helpommin hallittavissa ja skaalattavissa olevan järjestelmän. Tarjouskierroksen perusteella päädyimme Teamware Officeen", kertoo eduskunnan tietohallintopäällikkö Olli Mustajärvi.

Tarjouspyyntövaiheessa eduskunta painotti käyttöönottoprojektin sujuvuutta ja järjestelmän toimivuutta. Teamware Office luvattiin pystyttää 2-3 kuukaudessa, asiakasta miellytti yhdellä UNIX-palvelimella pyörivän systeemin helppo hallittavuus ja Web-selaimen kautta toimivat palvelut. Myös Secure Mail -turvaposti oli ominaisuus, joka erotti Teamwaren kilpailijoistaan.

"Yksi tehokas palvelin on toiminnallisesti huomattavasti varmempi kuin usean NT-palvelimen muodostama kokonaisuus. Selainpohjaiset toiminnot mahdollistavat etäkäytön, eivätkä ne ole Windows-toimintajärjestelmistä riippuvaisia", Mustajärvi toteaa.

Valtavat tietomäärät

Sähköposti on Eduskunnassa olennainen työväline tänä päivänä. 200 kansanedustajan lisäksi kaikilla Eduskunnassa työskentelevillä henkilöillä on omat sähköpostiosoitteet ja pääsy talon sisäiseen sekä ulkoiseen verkkoon. Teamware Officea käyttääkin lähes 1000 henkeä. Ensi vuoden alussa käyttäjiä tulee 150 lisää, kun Valtiontalouden tarkastusvirasto siirtyy Eduskunnan alaisuuteen.

Sähköpostin välityksellä liikkuu päivittäin valtavia tietomääriä. Eduskunnasta lähetetään keskimäärin 7000-10000 viestiä päivässä ja siellä vastaanotetaan noin 10000-12000 viestiä. "Lukumäärä ei kuitenkaan vielä kerro kaikkea. Koska mm. julkaisu- ja tiedotustoimintamme on erittäin aktiivista, on viestien keskimääräinen koko todella suuri. Näin ollen linjoja pitkin kulkeva tietomäärä on valtava", painottaa suunnittelija Outi Juntura eduskunnan tietohallintotoimistosta.

Teamware Office on vastannut eduskunnan tarpeita mainiosti. Järjestelmä on toiminut vakaasti, eikä ohjelmallisia häiriöitä ole ilmaantunut. Myös käyttäjät ovat olleet tyytyväisiä. "Olemme saaneet palautetta järjestelmän helppokäyttöisyydestä. Monet kansanedustajat käyttävät sitä 'tien päältä' etäyhteyden avulla", Juntura kertoo.

Myös kalenteritoiminnot ovat käytössä - tosin vielä melko satunnaisesti. Esimerkiksi eduskunnan tilavarausjärjestelmä toimii kalenterin kautta ja eduskuntaryhmien ryhmäkohtaiset kalenterit löytyvät sähköisessä muodossa. Tietohallintopuolella kannustetaan koko taloa kalenterin käyttöön: "Ei ole vaikea havaita jaettujen kalenteriresurssien merkitystä esimerkiksi edustajien avustajille." Vaikuttaminen vaivattomaksi

Eduskunnan tietohallinnon tavoitteena on helpottaa kansanedustajien työtä ja samalla luoda yhteys kansalaisten ja eduskunnan välille. Eduskunta edustaa kansaa, ja näin ollen kaikki eduskunnan tuottama materiaali pitää olla helposti kansalaisten saatavilla. Tämä on ollut johtoajatuksena eduskunnan tietopalveluja ja -verkkoa kehitettäessä.

Eduskunnan julkiset Internet-sivut (http://www.eduskunta.fi) avattiin vuonna 1995. Suomenkielisten sivujen lisäksi eduskunnalla on kattavat ruotsinkieliset sivut sekä suppeammat englannin- ja ranskankieliset sivut. Eduskunnan tietokannat on yhdistetty suoraan verkkosivuille ja näin ollen kaikki verkon käyttäjät pääsevät reaaliajassa käsiksi eduskunnan tuottamiin asiakirjoihin ja lainsäädäntötyöhön.

Jotta dokumentit olisivat yhdenmukaisia ja niiden käyttö olisi mahdollisimman vaivatonta, päätettiin eduskunnassa siirtyä ns. rakenteisen asiakirjastandardin käyttöön ja muuttaa kaikki valtiopäiväasiakirjat SGML (Standard Generalized Markup Language) -muotoon.
"Kun kaikki asiakirjat tuotetaan samaan rakenteeseen, ovat ne suoraan painovalmiissa muodossa, niitä voidaan sellaisenaan käyttää Internetissä ja lisäksi syntyy painettua asiakirjaa vastaava pdf-versio. Jokaisen asiakirjan sisällysluettelo toimii samalla linkkinä itse sisältöön", Olli Mustajärvi korostaa.