1990-luvun alussa Helsingin kaupunki kilpailutti työryhmäohjelmistot ja päätyi käyttämään Teamware Officea. Hajautettu "Tiimi"-järjestelmä otettiin käyttöön kaupungin virastoissa vuonna 1992. Kukin virasto vastasi itse omien järjestelmiensä hallinnoinnista ja ylläpidosta. Sähköpostipalvelimia oli lopulta noin 60 eri puolilla kaupunkia.

Virastot vastasivat itse hajautetun järjestelmän ylläpidosta, joka sitoi useiden henkilöiden työaikaa. Hajautettu järjestelmä oli haavoittuva, siinä oli useita rajapintoja ja ratkaisuja sekä varsin kirjava konekanta, mikä vaikeutti sen hallintaa.

2000-luvulle siirryttäessä sähköpostista oli tullut kaupungille niin kriittinen toiminto, ettei senhetkinen järjestely enää vastannut kaupungin vaatimuksia. Tässä tilanteessa lähdettiin pohtimaan uusia, vaihtoehtoisia ratkaisuja. Tavoitteena oli löytää toimintavarma, kustannustehokas ja helppokäyttöinen järjestelmä, jonka ylläpito voitaisiin ulkoistaa kolmannelle osapuolelle.

Referenssikäyntien ja vaihtoehtoisista ratkaisuista tehdyn selvityksen perusteella Helsingin kaupunki päätti jatkaa Teamware Officen käyttöä. Järjestelmä päätettiin päivittää uusimpaan, Teamware Office 5.3-versioon ja keskittää ylläpito ICL Invialle.

"Päätimme, että tuotetta ei kannata vaihtaa, koska olimme siihen tottuneita ja tyytyväisiä", sanoo projektipäällikkö Olli Karvonen Helsingin kaupungilta.

Helsingin kaupungille tärkeitä ominaisuuksia työryhmäohjelmiston valinnassa olivat esimerkiksi webbiliittymä sekä mobiilit käyttömahdollisuudet.

"Tiimi istui hyvin palveluna ostettavaan malliin. Päivittämällä jo käytössämme olevan järjestelmän selvisimme myös pienemmillä kustannuksilla ja lyhyemmällä käyttökoulutuksella", Karvonen jatkaa.

Uuden järjestelmän käyttöönotto toteutettiin seitsemässä erässä kevään 2001 aikana. Kesällä Teamware Office 5.3 otettiin käyttöön Helsingin kaupungin 36 virastossa. Yhteensä järjestelmällä on noin 13.000 käyttäjää, ja sen ylläpito on keskitetty ICL:n hallintakeskukseen Helsingin Konalaan.

"Yhtenäinen ja keskitetty järjestelmä on tuonut lisää toimintavarmuutta. Myös mobiilipalvelut ovat nyt useamman ulottuvilla", toteaa Helsingin kaupungin atk-päällikkö Tuomo Karakorpi.

Käyttäjät ovat ottaneet tyytyväisinä vastaan uuden sähköpostiversion. Vaikka ohjelmisto on vanha tuttu Tiimi, ovat ominaisuudet monipuolistuneet. Käyttöliittymä on muuttunut entistä helppokäyttöisemmäksi ja etäkäyttömahdollisuudet ovat parantuneet.

ASP-malli on ollut Helsingin kaupungille toimiva ratkaisu.
"Harkittu ja tarkoituksenmukainen ulkoistus istuu hyvin kaupungin toimintaperiaatteisiin. Nyt kustannuspuolikin on paremmin hallinnassa ja mitattavissa. Ulkoistetun ylläpidon myötä tietohallintoammattilaisemme pystyvät keskittymään omaan erikoisosaamiseensa", Karakorpi mainitsee.