47 000 asukkaan Hämeenlinna, joka on Suomen 15. suurin kaupunki, on uudistamassa luottamushenkilöidensä toimintatapoja ja työkaluja. Kuntien ratkaisuihin erikoistunut Teamware toimittaa Hämeenlinnalle tehokkaan luottamushenkilöportaalin. Luotaimeksi nimetty verkkopalvelu toteutetaan vaiheittain vuoden 2005 aikana.

Hämeenlinnassa oli koettu haasteita poliittisten elinten ja ryhmien toiminnassa. Esille oli noussut tarpeita lautakuntien, kunnanhallituksen ja –valtuuston toiminnan uudistamiseksi. Todettiin, että muutoksia saadaan aikaan vain uudistamalla käytännön toimintatapoja. Seuraavaksi selvitettiin mm. minkälaisia välineitä kiireisille henkilöille löytyisi sähköisestä maailmasta. Syksyn 2004 kunnallisvaaleissa Hämeenlinnaan valitulle, keski-iältään aiempaa nuoremmalle valtuustolle sähköisten työkalujen käyttö on luontevaa ja arkipäiväistä.

Hämeenlinnan luottamushenkilöille luodaan Teamware Pl@za® -alustalle verkkopalvelu, josta tulee samalla sähköinen asiointi- ja tietojärjestelmä. Sen ensisijaisia tavoitteita on parantaa kaupungin luottamushenkilöiden keskinäistä kommunikointia, tehostaa ajankäyttöä ja tiedonkulkua sekä tarjota päätöksentekoon liittyvä tietovarasto.

'Olemme luomassa kokonaan uudenlaista ympäristöä luottamushenkilöidemme toiminnan tukemiseksi', kertoo yhteyspäällikkö Kari Kolehmainen Hämeenlinnan kaupungin kehittämis- ja hallintopalveluista. 'Olemme esimerkiksi päättäneet, että maanantai on yhteinen hallintopäivä, jolloin poliittiset elimet kokoontuvat. Näin luottamushenkilöille jää muille viikonpäiville aikaa muuhun toimintaan, ja he voivat suunnitella ajankäyttönsä sen mukaan. Tehokkaampi ajankäyttö varmistaa myös sen, että mahdollisimman moni on paikalla poliittisen ryhmien kokouksissa ja pystyy valmistautumaan entistä paremmin, eikä valta kasaannu vain tietyille', Kolehmainen kuvailee.

Poliittisille ryhmille tulee kaikille käyttäjille yhteisten tilojen lisäksi omat työtilat ja keskusteluryhmät. Lautakuntien, työryhmien ja toimikuntien aineistot ovat myös saatavilla verkossa. Kaikki valtuutetut saavat oman sähköpostiosoitteen. Kokouksia voidaan valmistella verkossa, kun tarvittava tieto on arkistossa saatavilla ja päätöksentekoa voidaan valmistella työtiloissa käytävissä keskusteluissa. Asiakirjoja voidaan tallentaa portaaliin tai ne voivat olla linkitettynä diaarissa.

Hämeenlinna on Teamware Office™ -työryhmäohjelmiston käyttäjä. Jatkossa luottamushenkilö-portaali voidaan haluttaessa laajentaa kaupungin virkamiesten sisäiseksi intranet-järjestelmäksi ja liittää osaksi Teamware Office –järjestelmää. Portaaliprojekti käynnistyy sisällönpäivittäjien koulutuksella tammikuussa ja pilottiryhmien työtilojen käyttöönotolla. Kaupungin toimialoilla ja keskushallinnossa on nimetyt pääkäyttäjät. Lisäksi useille kymmenille tulee jatkossa oikeudet sisällöntuotantoon. Portaali otetaan täysimittaisesti käyttöön vuoden 2005 aikana.

Luottamushenkilöportaalin toimitukseen sisältyvät järjestelmän toiminnallinen suunnittelu, visuaalisen ilmeen suunnittelu, sisällöntuotannon organisoinnin suunnittelu ja teknisen ympäristön suunnittelu. Järjestelmän teknisen ympäristön toimittaa Telekolmio Oy.

Teamwaren kunta- ja seuturatkaisut on suunniteltu tehostamaan kuntien, kuntayhteenliittymien ja seutukuntien toimintaa. Uusien ohjelmistoversioiden myötä Teamware Officen laajentaminen täysiveriseksi verkkopalveluksi on luontevaa ja vaivatonta. Verkkopalveluihin voidaan myös integroida kunnan muita taustajärjestelmiä sekä Teamware Mobile™ –palvelu sähköpostin ja kalenterin synkronoimiseksi matkapuhelimeen.