Kiljavan opisto kehittää uuden verkkopalvelun vuorovaikutteisen viestinnän kustannustehokkaaksi työkaluksi Teamware Group Oy:n avulla. Kiljavan opisto tarjoaa Teamwaren asiakkaille Teamware Office™ -loppukäyttäjäkoulutusta ja henkilöstövalmennusta. Kiljavan opisto on työelämän kehittämiseen erikoistunut kansanopisto, jota ylläpitää SAK:n koulutussäätiö.

Kiljavan opiston ja Teamwaren nyt käynnistyneen yhteistyön tavoitteita ovat opiston verkkopalvelun uudistaminen Teamware Pl@za® -ratkaisun pohjalta. Palvelu toteutetaan modulaarisena eli siihen voidaan myöhemmin lisätä toiminnallisuuksia, joita ensivaiheen toteutuksessa ei vielä tarvita. Lisäksi Teamware toimittaa Kiljavan opistolle Teamware Office 6.0 -järjestelmän. Järjestelmä sisältää sekä opiston oman käytön edellyttämät ratkaisut että tarvittavat lisenssit koulutusympäristöön. Käyttäjäkoulutukseen on mahdollisuus yhdistää muuta henkilöstö- ja muutosvalmennusta etenkin liittyen uuden ohjelmistojärjestelmän käyttöönottoon.

'Verkkopalvelusta tulee selkeä, helppokäyttöinen ja joustava. Meille yksi päätavoite on erityisesti sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän ja myös kurssienhallinnan sekä markkinoinnin tehostaminen,' kuvailee Kiljavan opiston rehtori Pertti Rantanen hankkeen perusteita.

Verkkopalvelun kohderyhmiä ovat opiskelijat, henkilökunta ja muut sidosryhmät. Tietosisältö on helposti ja hajautetusti päivitettävää ja siten ajankohtaista. Verkkopalvelu mahdollistaa myös käytön määrän seurannan. Tavoitteena on samalla vähentää henkilöstön työkuormaa koko Kiljavan opiston organisaatiossa. Teamwaren toimittama ratkaisu tukee opiston nykyistä varaus- ja resurssienhallintasovellusta, Asio-Dataa. Verkkopalvelun uudistamisessa hyödynnetään Kiljavan opiston omaa osaamista erityisesti graafisen suunnittelun osalta.

'Päädyimme Teamwaren ratkaisuun, koska se tarjosi yhden helposti hallittavan ohjelmistokokonaisuuden. Käyttäjät ovat määrittelyvaiheessa tiiviisti mukana, jolloin käyttöönotosta tulee mahdollisimman sujuvaa. Nyt voimme hajauttaa sivuston ylläpidon yhteisesti sovituin selkein toimintatavoin,' kertoo Rantanen. 'Jatkossa voimme vastaanottaa opiskelijoiden kurssi-ilmoittautumisia Internetin kautta. Saamme lisätehoja sisäiseen tiedonkulkuun mm. intranetin käyttöönotolla, tiedon varastoinnilla ja jakamisella sekä yhteisten resurssikalenterien avulla.'