Uudellamaalla, noin 30 km päässä Helsingistä sijaitseva Tuusulan kunta toteuttaa uudet verkkopalvelunsa kunta- ja seutuportaaleja toimittavan Teamware Group Oy:n avulla. Vaiheittain toteutettavan palvelun tavoitteita ovat sivustojen helppo ylläpito ja päivitys, parannettu tiedonhallinta, elävän viestintävälineen ja nopean tiedonväylän tarjoaminen kunnan eri yksiköille.

Tuusulan kunnan 1600 työntekijällä ei ole aiemmin ollut toimivaa intranetiä eli sisäisen viestinnän järjestelmää. Intranet-hanke tuli ajankohtaiseksi, koska paperitiedote ei ollut enää riittävä viestinnän muoto, eikä henkilökohtaisten sähköpostiviestien lähettäminen ole tehokasta. Lisäksi oli tiedostettu muitakin ongelma-alueita: vastuukysymykset mm. verkkosivujen sisällön päivittämiseen liittyen ovat olleet epäselviä, ja ajankohtaista tietoa on ollut vaikea löytää. 'Verkkopalvelujen uusimisessa päätimme lähteä liikkeelle juuri intranetistä', kertoo Tuusulan kunnan tiedottaja Riikka Uusikulku. 'Haluamme ensin parantaa sisäistä tiedonhallintaa ja saada oman viestintämme kuntoon. Samalla koko henkilökunta pääsee harjoittelemaan uusia prosesseja ja toimintakulttuuria kevättalven aikana ennen palvelun laajentamista muille käyttäjäryhmille', Uusikulku jatkaa.

Tuusulan kunta on pitkään ollut Teamware Office™ -työryhmäohjelmiston käyttäjä. Nykyinen järjestelmä on vaivattomasti laajennettavissa Teamware Pl@za® -ratkaisun avulla monipuoliseksi verkkopalveluksi. Teamwaren sähköpostipalvelu on ollut laajassa käytössä, mutta koko Teamware Office -paketti vain pienellä osalla. Nyt turvallinen työryhmäohjelmisto laajenee koko organisaation käyttöön osana vuorovaikutteista verkkopalvelua. Uusia käyttäjäryhmiä tulevat olemaan mm. terveydenhuollon ja päivähoidon hoitohenkilökunta.

Tiedottaja Uusikulkun mukaan verkkopalvelun uusiminen merkitsee myös kulttuurin muutosta. 'Tieto on yhteistä eikä enää kenenkään selän takana, mikä edellyttää suuntautumista tiimityöskentelyyn. Viestintäprosessista halutaan entistä avoimempi siten, että käyttöön tulee nopea väline, joka tavoittaa kaikki.'

Teamware Pl@zalle rakentuvan verkkopalvelun tieto on ajankohtaista ja kohdennettua kunnan eri toimialojen käyttäjille. Käyttäjille avautuu henkilökohtaiset näkymät kunnan yhteisistä tiedoista sekä kutakin hallinnonalaa koskevasta tiedosta. Tehokas hakutoiminto takaa tiedon löytymisen vaivattomasti. Uuden järjestelmän tekniset ominaisuudet mahdollistavat lisäksi päivityksen hajauttamisen eikä vanhentuneita tietoja, kuten kunnan vakiokuulutuksia, tarvitse manuaalisesti poistaa. Myös käyttöoikeuksien hallinta hajautetaan toimialoille perustuen siihen, että kukin toimiala itse tuntee tarpeensa parhaiten.

Hallinnonalojen sisäisiä sekä niiden välisiä projekteja varten luodaan verkkoon virtuaaliset työtilat. Näin kunnallisia projekteja voidaan valmistella ja niistä voidaan keskustella helposti virallisten palaverien ulkopuolella matkustamatta yhteen fyysiseen paikkaan.

Työtiloja tullaan hyödyntämään erityisesti koulutoimen osalta opetussuunnitelmien laadinnassa. Toinen sovellusalue on kaavoitusasiat. Sitä mukaa kuin kaavoitusasioissa sisältöä syntyy sisäisesti, sitä voidaan helposti avata myös julkiselle puolelle. Yksi alusta ja järjestelmä mahdollistaa tiedon hallitsemisen eri ympäristöissä ja eri käyttäjäryhmille.

Lainsäädäntö edellyttää kunnilta suurta avoimuutta kansalaisten suuntaan. 33000 asukkaan Tuusula on kasvava ja kehittyvä kunta. Kunnan asukasmäärä on kasvanut viimeisen 10 vuoden aikana keskimäärin 460 asukasta/vuosi. Näin ollen vuorovaikutusta halutaan lisätä sisäisesti, mutta etenkin julkisella puolella.

Tuusulan tavoitteena on verkkopalvelun jatkuva kehittäminen kunnan viestinnän ja toiminnan tehostamiseksi. Intranetin jälkeen aiotaan nykyaikaistaa myös julkinen viestintä Internetissä ja edesauttaa sähköistä asiointia. Suunnitelmiin kuuluu palvella verkossa myös luottamushenkilöitä omassa ekstranet-osiossaan.

'Teamware tarjosi selvän kehityspolun jatkokehitykseen ja laajenemiseen. Hyvin sujunut pitkä yhteistyö oli painava tekijä päätettäessä verkkopalvelun toimittajasta,' valottaa Uusikulku. 'Teamware vastasi Tuusulan tarpeisiin kokonsa ja palvelutarjontansa puolesta. Referenssit julkisyhteisöjen ja erityisesti kuntien verkkopalvelujen toteutuksista olivat vakuuttavia. Lisäksi Teamwarella ymmärretään kuntien monitoimialaisuus hyvin,' Uusikulku vetää yhteen hankkeen taustoja.

Teamwaren kunta- ja seutuportaalit on suunniteltu tehostamaan kuntien, kuntayhteenliittymien ja seutukuntien toimintaa. Uusien ohjelmistoversioiden myötä Teamware Officen laajentaminen täysiveriseksi verkkopalveluksi on luontevaa ja vaivatonta. Portaaleihin voidaan myös integroida muita taustajärjestelmiä.