• Sisääntuleva, ulosmenevä ja paikallinen posti arkistoituvat automaattisesti
• Arkistointisäännöt määrittelevät arkistoon menevät viestit
• Olemassa olevan postin arkistointi erillisenä palveluna

Sähköpostin pitkäaikaisarkistointi

Sähköpostin pitkäaikaisarkistointi on muodostumassa yhä tärkeämmäksi. Arkistointitarpeeseen on useita erilaisia syitä. Verkon väärinkäyttö, henkilöstöasiat, tietosuoja, sähköposti juridisena todisteena sekä yksinkertaisesti tarve vähentää aktiivikäytössä olevan järjestelmän talletuskuormaa ovat kaikki tyypillisiä esimerkkejä syistä, joiden takia organisaatiot tarvitsevat sähköpostin pitkäaikaisarkistointia. Lisäksi lait voivat velvoittaa organisaatioita sähköpostin arkistointiin.

Teamware Connector for Mail Archive tarjoaa helpon tavan integroitua ulkoiseen sähköpostin arkistointijärjestelmään. Se kopioi sisääntulevan, ulosmenevän ja paikallisen postiliikenteen arkistojärjestelmään. Connector for Mail Archive on saatavilla Teamware Office 6.1 ed 1 versioon. Connector for Mail Archive integroituu Corporate Internetin Cryoserver-arkistojärjestelmän kanssa.

Connector for Mail Archive

Teamware Connector for Mail Archive on uusi Teamware Office 6.1 ed 1:n päällä toimiva yhdyskäytävätuote. Tämä yhdyskäytävä mahdollistaa Teamware Office –järjestelmässä kulkevan postiliikenteen kopioinnin ulkopuoliseen sähköpostin pitkäaikaista arkistointia hoitavaan järjestelmään.

Toiminnallisuus
Teamware Connector for Mail –yhdyskäytävän avulla on mahdollista arkistoida niin sisääntuleva, ulosmenevä kuin Teamware Office –järjestelmässä paikallisestikin lähtetettävä postiliikenne. Tämä yhdyskäytävä käsittelee postiviestit ja toimittaa ne ulkoisen arkistoon.

Arkistointisääntöjen avulla viestejä voidaan määritellä jätettäväksi arkistoinnin ulkopuolelle tai sisällyttää ne arkistointiin. Sääntölausekkeet kohdistuvat viestin ylimpiin otsikkotietoihin.

Normaalin arkistointiprosessien lokikirjanpidon lisäksi lokitietoa kirjoitetaan kahteen lisälokiin. Sääntölausekkeiden osumat ja arkistointitapahtumat kirjoitetaan sääntölausekkeiden lokitiedostoon ja arkistointitapahtumalokiin.

Viestien arkistointi
Sähköposti voi kulkea useita eri reittejä sähköpostijärjestelmässä. Seuraavassa kuvataan niitä tapauksia, joissa viestit arkistoidaan. Kuvattavissa tapauksissa oletetaan, että kaikki viestit on määritelty arkistoitavaksi.

Kun sähköpostia lähetetään Teamware Mail Windows-sovelluksen tai web käyttöliittymän avulla viestit kopiodaan arkistoon. Arkistoiduissa viesteissä näytetään kaikki vastaanottajatiedot, mukaanlukien uudelleenohjaukset, joita on voitu tehdä paikallisessa palvelimessa. Kun viesti saapuu johonkin postin yhdyskäytävään, se toimitetaan myös arkistojärjestelmään. Postijärjestelmän suorittamat automaattiset jatkolähetykset ja automaattivastaukset arkistoidaan. Arkistoon toimitetaan myös sellaiset MIME Connectorin välityksellä ulkoasaapuvat jakeluraportit ja kuittaukset, jotka eivät täytä DSN (RFC3464):ää tai MDN (RFC2298):ää tai jos MIME Connector on määritelty toimittamaan nämä raportit viesteinä.

Arkkitehtuuri
Connector for Mail Archive muodostuu kahdesta komponentista, jonon käsittelijästä ja siirtojonosta. Jonon käsittelijä poimii viestit postiviestien jonosta, muotoilee ne ulkopuolisen arkistointijärjestelmän ymmärtämään muotoon ja asettaa ne siirtojonoon, josta ne toimitetaan SMTP:llä arkistointijärjestelmään. Arkistoinnin jonon käsittelijä käsittelee viestejä arkistojonossa arkistointisääntöjen mukaisesti. Nämä komponentit skaalautuvat tarpeen mukaan ja pystyvät käsittelemään paljon käytetyn järjestelmän useidenkin palvelinten aiheuttaman kuorman.

Yhdyskäytävä integroituu olemassa oleviin sähköpostikjärjestelmän komponentteihin Gateway API:n välityksellä. Mahdollistaakseen kaiken sisääntulevan ja ulosmenevän postin käsittelyn Gateway API ohjaa postin arkistojärjestelmään. Lisäksi mailprep huolehtii paikallisen postiliikenteen arkistoon siirrosta.

Ulkopuolinen arkistointijärjestelmä
Connector for Mail Archive integroituu Corporate Internetin valmistamaan Cryoserver-arkistointijärjestelmään. Cryoserver toimii ulkoisena arkistointijärjestelmänä.

Cryoserver taltioi sähköpostiviestit, joita lähetetään sisään, ulos ja organisaation sisällä. Se indeksoi, salaa ja pakkaa myös liitteet. Se tallettaa tiedon turvallisesti ja merkitsee sen digitaalisesti. Se ei salli viestien poistoa määritellyn säilytysajan sisällä. Päätöksiä tiedon säilytyksestä ei jätetä käyttäjille.

Cryoserver rajaa pääsyn tietoon vain nimetyille käyttäjille määritellyn valvontakaavan mukaan. Cryoserver sisältää myös tehokkaan seurantalokin ja tuottaa yksityiskohtaisia raportteja. Tiedon luvattomista käyttöyrityksistä annetaan hälytys.

Kaikilla käyttäjillä on pääsy omiin sähköpostiviesteihinsä LDAP-autentikoinnin avulla. Nopea hakukone helpottaa tiedon löytymistä. Haetut viestit testataan ja varmistetaan, että ne ovat säilyneet arkistossa muuttumattomina.

Palvelut
Teamware Group tarjoaa myös erillistä palvelua, jossa jo olemassa oleva posti siirretään arkistoon.

Järjestelmävaatimukset
Connector for Mail Archive vaatii Teamware Office 6.1 ed 1:n.

Järjestelmän suunnittelussa tulee huomioida paikallisesti lähetetyn postin arkistoinnista muodostuva palvelimen lisäkuorma.