Teamwaren keräämä yritys- ja julkisen sektorin asiakkailtaan saama palaute Teamware Mobilen käytöstä toi mobiilikäytön henkilökohtaiseen työhön liittyvät hyödyt selvästi esille. Kyselyyn vastanneet tunsivat saaneensa parempia työvälineitä, ajankäyttönsä paremmin hallintaan ja vaivattoman keinon pysyä ajan tasalla. Älypuhelimen sähköpostin ja kalenterin integroituminen käytännöllisesti työryhmäjärjestelmään päästi monet ns. usean kalenterin loukusta. Vastauksista lainattua:

”On mukavaa, että voi lukea sähköpostit milloin tahansa ja kalenteri pysyy ajan tasalla.”
”Ajanhallintaa on helpottanut huomattavasti, kun selviää yhden allakan ylläpidolla. Tehtävälistat ovat olleet kätevä lisä.”
”Käyttäjät halusivat tämän juuri kalenteriominaisuuden takia. Sihteeri tekee paljon merkintöjä heille ja he seuraavat muualla, miten kalenterissa on tilaa.”
”Muutaman kerran olen saanut erittäin kiireellisen viestin eteenpäin, jopa kaukaisemmissakin maissa.”

Kritiikkiä mobiiliratkaisusta ja parannuksia puutteisiin

Kalenterisynkronoinnin luotettavuus merkitsee hyvin paljon, ja tästä Mobile-asiakkaat antoivat myös negatiivista palautetta. Joillakin käyttäjillä mobiilikalenterin käyttöönoton alkuvaiheissa oli esiintynyt kalenterivarausten kahdentumisia, ja synkronointiyhteys oli ollut epäluotettava. Sähköposti saattoi aiheuttaa tietotulvan eli suuret määrät sisääntulevaa postia hidastivat puhelimen toimintaa oleellisesti. Myös omasta vapaa-ajasta oltiin huolissaan, koska puhelin saattoi tuoda jatkuvasti työhön liittyviä posteja omaan puhelimeen.

Teamware Mobile 2.2 –version kehityksessä on asiakaspalautteella ollut merkittävä rooli, ja moni kyselyssä esiin tullut mobiiliratkaisun haittatekijäksi koettu piirre on nyt ratkaistu. Kalenterisynkronoinnin testauksessa on käyty huolellisesti läpi eri päätelaitteiden ja työryhmäjärjestelmien SyncML-yhteensopivuus, ja Mobile-palvelin osaa sovittaa nämä yhteen. Kalenterin ja tehtävälistojen tehokäyttäjille suositellaan myös 3G-yhteyttä, jonka nopeus mahdollistaa vaaditut isojen määrien synkronoinnit.

Älypuhelin asettaa luonnollisia rajoituksia sille, kuinka paljon työryhmäjärjestelmän sisääntulevista posteista voidaan puhelimessa säilyttää. Suorituskykyongelmat poistuvat helpoimmin asettamalla käytännöllisiä rajoituksia viestintäohjelman asetuksiin, esim. viestien ja liitetiedostojen koolle ja lukumäärälle. Myös Teamware Mobilen postin suodatussäännöt auttavat liiallisen postimäärän torjumisessa.

Versiossa 2.2 on myös mahdollista asettaa päivittäiset toiminta-ajat automatiikalle. Yksinkertaisilla asetuksilla voi ilta- ja yöajan rauhoittaa omalle ajalle ilman automaattista postin hakua ja hälytyksiä.

Kustannustehokkuutta organisaatiolle

Käyttäjäkysely toi esille mobiilikäytön erityisesti henkilökohtaiseen työhöön liittyviä parannuksia, mutta kustannusvaikutus organisaatiolle voidaan myös arvioida usealla tavalla.

Erittäin kohtuullisella alkuinvestoinnilla Teamware Mobile -lisensseihin, asennukseen, koulutukseen ja palvelimeen voi jokainen organisaatio säästää merkittävästi. Ajattele, mikä merkitys on sillä, että 20 % henkilökunnasta säästää työaikaa tai työskentelee tehokkaammin kaksi tuntia viikossa, mikä vastaa 5 %:ia kokonaistyöajasta. Ajankäytön tehostuminen voi säästää useamman rekrytoinnin vuodessa.

Myyntihenkilöstölle jää selvästi enemmän aikaa kentälle, kun tarpeeton siirtyminen toimistolle/-lta vähenee. Tämä voi tarkoittaa käytännössä yhtä asiakaskäyntiä enemmän päivässä tai yhtä voitettua kauppaa enemmän viikossa (kun onnistumisprosentti on 20). Näin Teamware Mobilen käyttäjäkohtaiset kulut on maksettu takaisin 3-4 viikossa, ja myyntihenkilöstön määrä on helposti optimoitavissa.

Kenttätyöntekijöille täytyy jatkossa pystyä takaamaan langatonkin pääsy heidän jatkuvasti käyttämiinsä operatiivisiin sovelluksiin ja olennaisesti työhön liittyvään tietoon. Tällainen liikkuva työntekijä säästää vähintään kaksi tuntia viikossa, kun hänellä on käytössään ajan tasalla olevat tehtävälistat ja raportointityökalut. Myös työn laskutus ja tehtävien toimeksianto on välitöntä ja tehokasta.

Ylimmän johdon ja esimiesten suorat tuntikulut ovat noin 40-50 eur. Johtajalle jää vähintään 1,5 h / vko lisää todellista tehotyöaikaa, kun lyhytkin joutoaika on aina hyödynnettävissä. Tässäkin tapauksessa takaisinmaksuaika on jopa alle kaksi viikkoa! Yrityksesi saa huomattavaa hyötyä nopeutuneesta päätöksenteosta ja parantuneesta asiakaspalvelusta. Lisäksi myös henkilökohtainen ajanhallinta ja elämänlaatu paranevat.