Teamware Mobile tuo puhelimeen automatiikkaa, joka parantaa huomattavasti puhelimen oman sähköpostin ja kalenterisynkronoinnin käyttömukavuutta. Kun automaattinen päivitys on asetettu päälle, puhelin lukee sähköpostit ja synkronoi kalenterit tietyin väliajoin ja hälyttää, jos uusia posteja tai varauksia on tullut. Näin yhteyden muodostamisen tai tietojen päivittämisen turha odottelu jää kokonaan pois.

Automaattipäivitykseen voidaan asettaa myös päivittäinen toiminta-aika. Omien mieltymysten mukaan voi rauhoittaa ilta- ja yöajan niin, että puhelin ei ota itsestään yhteyttä palvelimeen eikä tuo uusia posteja tai hälytä automaattisesti.

Automatiikka asetetaan TWMail- ja TWAssistant-ohjelmista

Nokian Series 60 -älypuhelimet, esim Nokia 6600, 7610, 6670:

Valinnat – Asetukset – Automaattipäivitys: Päällä
Päivitystaajuus: 15
(esimerkissä 15 minuutin välein, käyttäjä voi säätää myös isomman välin)
 
Päivitysaikojen rajat: Käytössä
Päivittäinen alkamisaika: 08:00 (oman käyttötavan mukaan valittavissa)
Päivittäinen päättymisaika: 18:00 (valittavissa)

Nokia 9500/9300:

[Menu] – Työkalut/Muokkaa – Asetukset – Automaattipäivitys: Päällä
Päivitystaajuus: 15
(esimerkissä 15 minuutin välein, käyttäjä voi säätää myös isomman välin)
 
[Menu] – Lisävalinnat
Päivitysaikojen rajat: Käytössä
Päivittäinen alkamisaika: 08:00 (oman käyttötavan mukaan valittavissa)
Päivittäinen päättymisaika: 18:00 (valittavissa)

Sony Ericsson P910i ja muut UIQ-mallit (vain TWAssistant-asetukset):

Muokkaa – Asetukset – Automaattipäivitys: [x]
Päivitystaajuus: 15
(esimerkissä 15 minuutin välein, käyttäjä voi säätää myös isomman välin)
 
Päivitysaikojen rajat: Käytössä
Päivittäinen alkamisaika: 08:00 (oman käyttötavan mukaan valittavissa)
Päivittäinen päättymisaika: 18:00 (valittavissa)

Tarkempia käyttöohjeita saa Teamware Mobile User Guide –sivuilta
http://www.teamware.net/Resource.phx/mobile/en/v22/user/index.html

Sähköpostin hallinta puhelimessa

Sähköpostin käyttö pääasiallisena tietokanavana tarkoittaa myös sitä, että sähköpostilaatikko sisältää satoja, tuhansia ja ehkä kymmeniätuhansia viestejä. Myös sisääntulevan postin kansio saattaa sisältää niin monia viestejä, että kun kaikki viestit luetaan puhelimeen, seuraa hitautta ja toimintaongelmia. Puhelimeen tulevien viestien määrä on kuitenkin helposti hallittavissa. Tässä esimerkkinä Nokia 9500/9300 viestintäohjelman asetukset jotka helpottavat postin käyttöä puhelimessa:

Avaa Viestintä ja paina [Menu]-näppäintä. Työkalut – Viestien asetukset – Muokkaa käytössä olevaa postilaatikkoa – Valitse Hae-välilehti:

Hae: Viestit (tai Viestit ja liitetiedostot)
Enimmäiskoko: 64kt (oman valinnan mukaan)
Synkr. saapuneet viestit: 30 (esimerkkinä 30 viimeisintä viestiä)
Synkr. kansioiden viestit: 30

Näitä määrityksiä säätämällä ja käyttökokemusten mukaan älypuhelimen postin käyttö saadaan helposti sujuvammaksi.

Teamware Mobilen sääntöjen käyttäminen mobiilisähköpostin hallinnassa

Teamware Mobile henkilökohtaisissa asetuksissa voidaan määritellä, millä kriteereillä posteja suodatetaan, ennen kuin ne haetaan puhelimen postilaatikkoon. Tyypillinen esimerkki on esimerkiksi, että kaikki tietyn aiheen sisältävät postit karsitaan (postituslistat, tms.) pois puhelimesta, ja liian suuret jakelulistat (otsaketietojen koon mukaan) karsitaan myös.

Jokaisella Teamware Mobile –käyttäjällä on käytössään web-käyttöliittymä Käyttäjän asetukset, jossa postin suodatussääntöjä voi kokeilla. Osoite on palvelinkohtainen ja tyypillisesti muotoa

http://palvelimen.osoite/personal/mail/MailFilter tai https://palvelimen.osoite/personal/mail/MailFilter.