Nykytilasta eteenpäin

Työryhmäjärjestelmä on korvaamaton viestintäväline, jonka tietomäärä, käyttäjämäärä ja käyttötavat lisääntyvät jatkuvasti. Teknisen ympäristön kehittyminen ja organisaation muuttuminen luo tarpeita työryhmäjärjestelmän suunitelmalliseen kehitykseen. Teamwaren Työryhmäjärjestelmän suunnittelupalvelu on tarkoitettu tukemaan organisaation omaa tietohallintoa järjestelmän kehittämisessä ja uudistamisessa.

Työryhmäjärjestelmän suunnittelupalvelu jalostaa myös informaatiota päätöksentekoon. Miten investointi hyödynnetään lähitulevaisuudessa ja pitkällä tähtäimellä? Entä mitkä ovat hankkeen todelliset käyttöönotto- ja kehityskustannukset? Vastaako kehitys organisaation tietoteknisiä ja käyttäjien toiminnallisia tarpeita? Onko järjestelmässä käyttämättä jätettyjä mahdollisuuksia? Suunnitelma esittää myös ennakoivasti, mitä vaikutuksia suositelluilla muutoksilla on.

Työryhmäjärjestelmän suunnittelupalvelu

Tarvekartoituksessa on lähtökohtana järjestelmän nykytilan kuvaus. Työpajamenetelmällä tai haastatteluilla kartoitetaan tekniset vaatimukset ja käyttäjien tarpeet. Yhdessä asiakkaan IT-johdon kanssa määritellään suunnittelun tavoitteet ja priorisoidaan tarpeet ja tavoitteet.

Suunnitelmassa kuvataan tekniset ratkaisut ja suositukset muutoksiin. Tyypillisesti suunnitelma sisältää hakemistokuvauksen ja järjestelmäkuvauksen). Lisäksi esitetään suositukset muiden sidosjärjestelmien hyödyntämisestä. Raportti sisältää kustannusarvion todellisista kustannuksista.

Suunnitelman esittelykokouksessa suunnitelma esitellään ja kommentoidaan. Työryhmäjärjestelmän suunnittelupalvelun loppuraportissa avataan keskustelu esilletuotujen asioiden toteuttamisesta.