Sähköpostin käsittely on nyt entistäkin helpompaa Teamware Office 7.2:n uusien ominaisuuksien avulla. Täysin uusi hakutoiminto löytää viestit ja niiden liitteet nopeasti ja tarkasti. Hakuehtojen määrittelyyn on useita vaihtoehtoja kuten lähettäjän ja vastaanottajan nimi tai Internet-postiosoite, aihe, päivämääräväli ja vapaa teksti, joka kohdistuu viestitekstiin ja tekstimuotoisiin liitetiedostoihin (esimerkiksi, MS Office -tiedostot, pdf, text, html, xml, OpenOffice-tiedostot, ja zip-tiedostot).

Kuva 1. Hakuehtodialogi, jossa on uusia ehtokenttiä (vastaanottajat, vapaa teksti ja hakualueen rajaus).

Käyttäjä voi määritellä niin yksinkertaisia yhden sanan hakuehtoja kuin monimutkaisempiakin ehtoja, jotka sisältävät useita sanoja, erilaisia ehtoja ja muita hakumääritelmiä. Jokerimerkkejä * ja ? voi myös käyttää ja hakualueen voi rajata. Sumeat haut (=kuulostaa samalta) ilmaistaan ~ merkillä.

Esimerkiksi, vastaanottajahaku, jossa käytetään seuraavaa ehtoa

Jussi (seppänen, sepponen, seppälä)

Haku, jossa käytetään seuraavaa vapaa teksti -ehtoa

"Teamware Office" +haku

Kuva 2: Vapaa teksti haku ehtona lainausmerkeissä oleva lause on löytänyt viestin, jossa ehdossa annettu teksti esiintyy viestitekstissä.

Yllä oleva esimerkki on italiankielinen ja tosiaankin hakuja voi tehdä erikielisiin teksteihin. Aihe- ja vapaa teksti –kentissä tuetaan myös eri merkkisettejä.

Viestit indeksoidaan taustalla, kun ne on lähetetty tai vastaanotettu. Koko postilaatikon sisältö on haettavissa, myös viestit, jotka on siirretty roskakoriin aina siihen saakka, kunnes roskakori tyhjennetään. Käyttöoikeudet huomioidaan. Sijaiskäyttäjä voi tehdä hakuja, mutta yksityisiksi merkattujen kansioiden sisältöä ei haeta tuloksiin.

Sähköpostiviestien tallentaminen ja tiedon jakaminen, esimerkiksi projektin jäsenten tai asiaa käsittelevien kesken on entistäkin tehokkaampaa, kun viestit talletetaan Teamware Arkistoon otsikkotietojen yhteenvedon kanssa näin säilyttäen viestin alkuperään liittyvät tiedot. Otsikkotietojen yhteenveto sisältää tiedot lähettäjästä, vastaanottajista, aiheesta ja aikaleimoista. Tämä Teamware Postin ja Arkiston kehittyneempi liitäntä antaa uusia mahdollisuuksia viestin tallentamiseen organisaation toimintaan liittyvässä asiayhteydessä.

Kuva 3. Esittää käyttäjäasetusten dialogia, jossa on valinta otsikkotietojen tallettamiseksi viestin mukana Arkistoon sekä esimerkkiviestiä, jota ollaan tallettamassa.

Offline-viestien käsittely on myös entistä helpompaa. Vastausviestejä laadittaessa voi nyt käyttää organisaatio hakemistoa haettaessa vastaanottajia, mikäli palvelinyhteys on käytössä. Samoin offline-tilassa laaditut viestit voidaan lähettää välittömästi ilman ylimääräisiä vaiheita, mikäli palvelinyhteys on käytössä.

Käyttäjät voivat valita, tallentavatko allekirjoitustiedostonsa työasemalleen vai palvelimelle. Kun allekirjoitustiedosto on palvelimella, säästyy käyttäjältä vaivaa ja hänen viesteihinsä tulee aina sana valmiiksi määritelty allekirjoitus riippumatta siitä, mitä työasemaa hän käyttää. Lisäksi käyttäjä voi valita, sijoitetaanko allekirjoitus vastausviestin ala- tai yläosaan.

Kuva 4. Vasemmalta oikealle: Asetusdialogi, jossa allekirjoitukseen liittyvät valinnat; dialogi, jossa allekirjoitus määritellään; viesti-ikkuna, jossa allekirjoitus on asetettu kopioidun tekstin yläpuolelle.

WebService Kalenterin toiminnallisuus laajenee toistuvien varausten määrittelyominaisuudella.

Kuva 5. Esimerkki WebServicen Kalenteri -näkymästä, jossa määritellään, millä säännölle toistuvat päivät luodaan.

Liitetiedostojen turvatarkastuksia on parannettu. Audit-lokit kirjaavat enemmän tietoa. Käyttäjätileille voidaan määritellä voimassaoloaika, mikä helpottaa määräaikaisen henkilöstön käyttäjätilien hallintaa. Web Admin – käyttöliittymässä on useita käytettävyysparannuksia, muun muassa uusien käyttäjätilien luonti on nyt helpompaa.

Kuva 6. Ylläpitäjä voi määritellä käyttäjätilille voimassa olo ajan.

Teamware Office 7.2 -sovellukset tukevat Windows Vistaa.