|
Teamware Officen Haku on tehokas ja joustava. Sen avulla voit hakea esiin postiviestejä ja versiossa 7.3 myös Arkiston asiakirjoja - yksinkertaisilla tai mutkikkailla hakukriteereillä. Viestit, asiakirjat ja niiden liitteet indeksoidaan vapaata tekstihakua varten. Liitteistä indeksoidaan kaikki tärkeimmät tekstiä sisältävät tiedostotyypit.
Haku on loistava työkalu tilanteisiin, jolloin tarvitsee tietoa, joka ei ole välittömästi saatavilla. Haku löytää tiedon sekunneissa. Hakutoiminnon helposta käyttöliittymästä huolimatta toisinaan voi olla hankalaa keksiä tehokas hakulauseke, jolla tarpeellinen tieto löytyy. Katsotaanpa joitakin esimerkkejä hyödyllisistä hakutekniikoista postiviestien ja asiakirjojen hakuihin.
Joskus on tarvetta palata uudelleen johonkin aiemmin käytyyn sähköpostikirjeenvaihtoon, ja voi olla, ettet enää muista tarkasti sen henkilön nimeä, jonka kanssa viestien vaihto käytiin. Kuvitellaanpa, että muistat henkilön etunimen, Timo. Koska Timo on varsin yleinen nimi, on mahdollista, että hakutuloksia tulisi liian paljon, jotta tulokset oikeasti olisivat hyödyllisiä. Jos etunimen lisäksi muistat edes hämärästi, miten hänen sukunimensä saattoi alkaa, voit tehdä seuraavanlaisen haun:
timo (vi* va*)
ja riippuen siitä määrittelitkö haun Lähettäjä- vai Vastaanottajakenttään tulokseksi saadaan kaikki lähettäjät tai vastaanottajat, joiden etunimi on Timo ja sukunimi alkaa joko vi tai va. Tulokseksi saisit siis jotain tämän tapaista: Timo Virtanen, Timo Viitanen, Timo Viitala, Timo Vartiainen, Timo Vaajanen.
Voit myös sulkea pois vaihtoehtoja hakukriteereitä laatiessasi, mikäli olet aivan varma, että kriteeri ei ole jokin tietty sana. Esimerkiksi, jos tiedät varmasti, että viestin lähettäjä tai vastaanottaja ei ole nimeltään Vartiainen, mutta va:lla nimi kuitenkin alkoi, voit tehdä seuraavanlaisen haun:
timo (va* -vartiainen)
Jos taas etsit postiviestiä tai asiakirjaa sillä tiedolla, että tekstissä käsiteltiin pöytäkirjaa kokouksesta, jossa käsiteltiin seuraavan vuoden budjettia, voisit tehdä vapaan tekstihaun:
kokous pöytäkirja +budjetti
Vapaa tekstihaku etsii sisällöstä. Postissa tämä tarkoittaa viestiä ja mahdollisia liitetiedostoja ja Arkistossa asiakirjan kuvausta ja liitteitä. Yllä oleva haku löytää vain ne pöytäkirjat, jotka ovat kokouksista, joissa käsiteltiin budjettia.
Päivämäärät ovat hyvä tapa rajata hakuja. Kannattaa myös muistaa, että eri kenttiin annettuja ehtoja voi yhdistää. Jos etsit asiakirjaa tai viestiä, josta muistat, että se on kirjoitettu viime vuoden aikana ja että se käsittelee projektisuunnitelmaa, voit tehdä seuraavanlaisen haun:
Määrittele päivämäärärajoiksi: 1.1.2007 – 31.12.2007
Laita joko Aihe- tai Vapaa teksti -kenttään ehto projektisuunnitelma
Lisätietoja ja hyödyllisiä vinkkejä hakujen tekemiseen löydät Hakutoiminnon ohjeista.
|
